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Politique de protection des renseignements personnels

  

Système E Inc. est conscient que les renseignements personnels que nos employés et nos clients nous confis sont précieux et que nous avons la responsabilité de les protéger. C’est pour cette raison que nous avons adopté cette politique de protection des renseignements personnels.


Pour toutes questions sur cette politique, vous pouvez contacter la responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :


Ann-Sophie Jean

Vice-Présidente | Comptabilité | Responsable de la Protection des Renseignements Personnels

as.jean@systemee.ca

418.609.6537, poste 105


Renseignements pour la comptabilité:

  • Prénom, Nom;
  • Date de naissance;
  • Adresse;
  • Téléphone;
  • Statut civil;
  • Adresse courriel;
  • Numéro d'assurance sociale;
  • Photocopie de l'affiliation syndicale (employé CCQ);
  • Photocopie de la carte de compétence (employé CCQ);
  • Poste de travail;
  • Formulaire Déclaration pour la retenue d'impôt TP-1015.3;
  • Formulaire Déclaration pour la retenue d'impôt TD1;
  • Spécimen chèque.


Renseignements pour la conduite de nos véhicules:

  • Photocopie du permis de conduire;
  • Copie du dossier de conduite.


Renseignements pour le dossier employé:

  • Rapport, avertissement disciplinaire;
  • Dossiers employés;
  • Date d'entrée en poste.


Renseignements pour les clients résidentiels :

  • Prénom, Nom;
  • Adresse;
  • Numéro de téléphone;
  • Adresse courriel.


Renseignements pour le recrutement : 

  • Toutes les informations que vous nous communiquez volontairement en envoyant votre curriculum vitae.


Les renseignements recueillis auprès de nos employés et nos clients se limitent seulement à ce qui est nécessaire aux fins des communications, des ressources humaines et de la comptabilité au sein de Système E Inc. 


Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels dans les situations suivantes, si applicables : 

  • Vous complétez un formulaire de contact ou de soumission sur notre site Internet;
  • Vous communiquez avec nous par téléphone, par courriel, en personne ou d’une autre façon;
  • Vous nous faites parvenir votre curriculum vitae par courriel.


L’accès aux renseignements personnels au sein de Système E Inc. est strictement réservé aux employés qui ont besoin de ces informations dans le cadre de leurs tâches. Ces employés traitent les renseignements de façon strictement confidentielle et ne donnent accès à ces renseignements à aucune personne non autorisée.


Tout employé qui contreviendra aux dispositions prises par Système E Inc. en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sera soumis à une fin de contrat définitive. 


Droit d'accéder aux renseignements


Les employés et les clients de Système E Inc. ont le droit de demander à consulter les renseignements que nous détenons sur eux, sauf si la loi ne le permet pas. 


Pour consulter leurs documents, ces derniers doivent faire une demande à la responsable de la protection des renseignements personnels. Celle-ci traitera la demande dans un délai de 7 jours ouvrables ou dans un délai plus long s’il en est prévu ainsi par la loi. 


Correction des documents


Il est de la responsabilité des employés et des clients d'aviser la responsable de la protection des renseignements personnels dans le cas où les renseignements ont changé ou sont inexacts.


Comment protégeons-nous les renseignements personnels de nos employés et nos clients ?


Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels de nos employés et de nos clients et à ne pas les utiliser ni à les divulguer sans l'autorisation de ceux-ci. Ces documents sont protégés par des mesures administratives et physiques appropriées de sécurité et de protection.


Conservation d'une durée limitée


Système E Inc. conserve les renseignements des employés et des clients, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requises ou permises selon la loi:


  • Dossiers d'employés (normes du travail): 3 ans;
  • Dossiers d'employés (CCQ) Rapports mensuels, horaires, feuilles de temps, dossiers, etc.: 3 ans;
  • Documents relatifs aux équipements : Période de garantie ou période d'amortissement
  • Impôts (fédéral/provincial), taxes et pièces justificatives : 6 ans;
  • Documents bancaires: 3 à 10 ans.


Destruction des données

  

Les renseignements personnels seront détruits à la fin de la période de conservation ou aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies, soit par le broyage physique ou par la suppression sécurisée des données numériques.  


Pour poser une question ou envoyer un commentaire, vous pouvez communiquer avec nous:


  • Envoyer un courriel à as.jean@systemee.ca
  • Téléphoner au 418.609.6537 x105


Pour faire une plainte, vous devez remplir le formulaire de plainte ci-dessous.


Cette politique sera maintenue à jour et révisée lorsque les circonstances l’exigeront, y compris les mesures de protection et de sécurité qui en découlent, afin de garantir une gestion conforme et adaptée des renseignements personnels. 


Formulaire de plainte

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Système E Inc. | RBQ : 5794-3334-01

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